Comment réussir son stand évènementiel ?

Publié le : 31 janvier 20234 mins de lecture

L’événementiel est un domaine qui s’est développé très rapidement depuis l’existence de multiples foires et expositions dans le monde. Il s’agit principalement d’être responsable du bon déroulement de chaque événement. Plusieurs points sont à voir pour la réussite d’une journée. Tout d’abord, il faut savoir quel type d’événement on veut organiser : baptême, team building ou mariage ; ensuite, il faut établir une to-do list des besoins éventuels pour éviter les imprévus : acheter d’autres points de vente multiples, appeler le traiteur ou vérifier les nappes. Cependant, il est toujours acceptable de faire appel à une agence de stand qui peut vous aider dans les programmes d’organisation.

Ces quelques lignes vous éclaireront mieux sur ce sujet.

Se tourner vers un prestataire de services professionnel :

La taille d’un événement peut créer des problèmes risqués lorsqu’il s’agit de réaliser les tâches à accomplir. Organiser un événement par soi-même est assez difficile si c’est un moment de grande envergure. Pour cela, il est fortement recommandé de prendre rendez-vous avec un professionnel comme galis pour discuter du rythme à suivre pour un excellent résultat.

Pour les stands événementiels par exemple, il est nécessaire de préparer les supports visuels et les animations à réaliser, qui attireront efficacement le public à visiter l’espace désigné pour les organisateurs. Il est possible de faire un devis personnalisé auprès d’une agence de stand Galis ; en connaissance de cause, elle optera pour des paramètres adaptés au type d’événement proposé et suivra régulièrement la mise en place des outils nécessaires et l’organisation elle-même.

Prenez suffisamment de temps à l’avance pour une préparation parfaite :

Plus vous vous accorderez de temps, meilleurs seront les préparatifs. Afin d’éviter tout contretemps de dernière minute, il est préférable de s’assurer que chaque élément de l’événement est en main le plus tôt possible. Chaque élément sera bien pensé et aucune pression ne sera exercée. Pour éviter toute angoisse et tout dérapage au stand, prenez jusqu’à deux mois pour mettre au point les exigences et les besoins de cet événement.

Toutefois, pensez à organiser une réunion assez souvent pour revoir les éléments qui doivent être modifiés ou ajoutés, par exemple. Avoir plus de temps offre plus de concentration à la réalisation de chaque idée conçue et permet également d’identifier avec calme et tact les anomalies qui seront résolues en un rien de temps.

Un cahier des charges ? Qu’est-ce que c’est ?

Un cahier des charges sert généralement de guide et de recueil pour la mise en œuvre de chaque élément essentiel pour cet événement. C’est un outil crucial à garder avec vous lors des visites de stands. Vous pouvez y noter tous les détails à ajuster et à rectifier. C’est une référence qui doit contenir les étapes à suivre et les chiffres à connaître lors de l’installation des matériaux.

Les clients qui organisent l’événement, le standiste  et les différentes entités qui participent à l’organisation peuvent se référer directement au livre en cas de problèmes logistiques. De même, toute l’organisation peut être écrite dans ce livre : répartition des tâches, articles à acheter, dépenses pour le stand.

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